Antoine Schibler/Unsplash.com

Ny EØS- og Schengen-notatbase på plass

DIO har utviklet en ny digital løsning for arbeidet med EØS- og Schengen-saker i departementsfellesskapet. Gjennom tett samarbeid med UD, brukerne og leverandøren er den videreutviklet og forbedret underveis for å møte brukernes behov. Den nye notatbasen er nå tatt i bruk av over 600 brukere i departementene og underliggende etater. 

Over 600 brukere i departementene og underliggende etater har tatt i bruk den nye EØS- og Schengen-notatbasen. Løsningen er utviklet gjennom et tett samarbeid mellom Utenriksdepartementet, DIO, brukermiljøene og leverandøren. Resultatet er en moderne løsning som er bedre tilpasset brukernes behov og et godt eksempel på hvordan DIO utvikler digitale fellestjenester sammen med dem som skal bruke dem.  

Ny løsning for et viktig fagområde 

EØS- og Schengen-notatbasen er et fagsystem for ansatte i departementene og underliggende etater som arbeider med EØS- og Schengen-regelverk. Her følger brukerne regelverksutviklingen fra forslag til endelig vedtak i EU, og notatene publiseres også offentlig på regjeringen.no.  

– Det var helt nødvendig å utvikle et nytt og moderne fagsystem for utarbeidelse av EØS- og Schengen-notater, sier prosjektleder Live Røgler fra DIO.  

– Den gamle løsningen var teknologisk utdatert og lot seg ikke videreutvikle og hadde et komplekst brukergrensesnitt. Den nye løsningen er integrert med EFTA-sekretariatet i Brussel og gir den norske forvaltningen raskere tilgang på regelverk under utvikling i EU, slik at Norge tidligere kan være med å påvirke regelverksutviklingen. Det var også en uttalt forventning om at den nye løsningen skulle gjøre det enklere for fagdepartementer og underliggende etater å samarbeide om tverrsektorielt regelverk. 

Privat

Et samarbeid fra start til mål 

I 2024 besluttet regjeringen at DIO skal overta ansvaret for drift, forvaltning og videreutvikling av den nye notatbasen når løsningen var etablert.  

Utenriksdepartementet har vært prosjekteier, mens DIO har bidratt med kompetanse innen blant annet prosjektledelse, design, utvikling, sikkerhet, arkitektur, testledelse, drift og brukerstøtte.  

En viktig forutsetning for prosjektet har vært bred involvering av brukerne. 

DIO gjennomførte intervjuer og observasjoner for å forstå hvordan den gamle løsningen ble brukt, og hvilke behov brukerne hadde i et nytt fagsystem. Departementer og underliggende etater deltok i arbeidet med å definere krav til den nye løsningen. Brukerne har også vært aktive gjennom testing, evaluering og akseptansetesting.  

Den nye notatbasen er nå tatt i bruk av mer enn 600 brukere. Samtidig legger løsningen grunnlaget for videre utvikling og forvaltning i årene som kommer.  

Tverrfaglighet ga bedre løsninger 

Prosjektet ble gjennomført som et tverrfaglig samarbeid der ulike fagmiljøer bidro med hver sin kompetanse. Designere, arkitekter, sikkerhetsressurser, driftspersonell, brukerstøtte og fagspesialister arbeidet sammen gjennom hele utviklingsløpet.  

Gjennom utviklingsfasen etablerte DIO og UD en referansegruppe med brukere fra departementer og underliggende etater. Gruppen møttes ukentlig sammen med leverandøren for å teste løsningen og gi tilbakemeldinger.  

Dette gjorde det mulig å justere funksjonalitet fortløpende og sikre at løsningen svarte på reelle behov.  

Erfaringene fra prosjektet viser verdien av å involvere fagmiljøene tidlig og kontinuerlig. Når brukere, teknologer og fagspesialister jobber sammen, får man bedre innsikt, bedre beslutninger og løsninger som er bedre forankret hos dem som skal bruke dem.  

– Det tverrfaglige samarbeidet har bidratt til at vi har fått god innsikt i arbeidet med EØS- og Schengen-notater i bredden av forvaltningen. Den tette involveringen av referansegruppen har satt oss i stand til å ta raske beslutninger og gjøre nødvendige justeringer på funksjonalitet fortløpende, forteller Røgler. 

Styrker arbeidet med utvikling av digitale fellestjenester framover 

Erfaringene fra arbeidet med den nye EØS- og Schengen-notatbasen viser at gode digitale tjenester skapes i samarbeid mellom fagmiljøer, brukere, leverandører og DIO. Det er en arbeidsform departementsfellesskapet vil ha nytte av også i framtidige utviklingsprosjekter.  

Arbeidsformen utnytter kombinasjonen av kompetanse fra ulike fagområder og tett samarbeid med brukerne gjennom hele utviklingsløpet. Det betyr at selve utviklingsarbeidet fram mot en ny digital løsning kan gi sluttresultatet både høyere kvalitet, bedre brukeropplevelser og mer effektive arbeidsprosesser. 

– Gjennom denne måten å jobbe på i prosjektet har deltakerne fått mulighet til å påvirke utviklingen og retningen for det nye fagsystemet de selv skal bruke, noe vi tror og håper deltakerne opplever som merverdi fra arbeidet. Vi har ikke løst alle behov ennå, men vil sammen med departementene og underliggende etater sette en felles retning for videreutvikling av fagsystemet i årene som kommer, sier Røgler.